Алфавиттик тариздөө - жеке жана иш файлдарыңызды тез сактоого, жетүүгө жана башкарууга мүмкүндүк берген документтерди уюштуруунун негизги жолу
Алфавиттик жазууну жашооңузга киргизүү менен сиз бардык документтердин корголушун жана жеткиликтүү болушун камсыздайсыз. Акылга сыярлык тутумду сактап калуу үчүн англис тилинде алфавит боюнча файлдарды тапшыруунун көптөгөн эрежелери бар. Бактыга жараша, жаңы документтерди баштоо оңой жана кайра уюштуруу керек болсо дагы деле кыйын деле эмес!
Кадамдар
2 -жылдын 1 -бөлүгү: Алфавит боюнча тапшыруу
Кадам 1. Сиз колдоно турган алфавиттик система боюнча чечим кабыл алыңыз
Алфавиттик толтуруу сыяктуу жөнөкөй көрүнгөн нерсе да тандоонун бир нече варианттарын сунуштайт. Бир системаны тандап, аны ырааттуу колдонуу маанилүү.
- Ар бир катты толтуруу ар бир сөздөгү ар бир тамганы сырткы көрүнүшү боюнча карайт, сөздөрдүн ортосундагы боштуктарды эске албайт.
- Сөзмө-сөз берүү ар бир сөздүн биринчи тамгасына негизделген нерселерди заказ кылат.
- Бөлүм боюнча берилүүдө ар бир сөз, кыскартуу жана башталгычтар эске алынат, буларга ылайык нерселер заказ кылынат. Жалпысынан бирдик-бирдик системасы сунушталат.
2 -кадам. Элементтерди топтоо
Сизге керектүү нерселердин бардыгын алгандан кийин, файлдарды кантип топтоо керектигин чечиңиз. Сиз файлдын түрүнө же анда камтылган нерселерге карабастан, бардык файлдар бир алфавиттик тартипте жайгаштырылган сөздүк форматын тандай аласыз. Сиз ошондой эле энциклопедия форматын колдоно аласыз, анда элементтер түрү же предмети боюнча топтолгон, андан кийин ар бир топ алфавиттик тартипте жайгаштырылган.
Эгерде сизде файлдардын ар кандай түрлөрү көп болсо (рецепттер, салыктык квитанциялар, каттар ж. Б.), Анда энциклопедия форматын колдонуу пайдалуу болот. Алгач нерселерди түрү боюнча топтоштуруп, андан кийин ар бир топтогу элементтерди алфавиттик тартипте иреттеңиз. Бөлүүчү же түстүү коддоо аркылуу топторду бөлүп караңыз
Кадам 3. Файлдарыңызды индекстеңиз
Индекстөө - бул аталыштын ар бир бөлүмүн туура бирдикке жайгаштыруу ыкмасы. Элементтерди тапшыруудан мурун аларды индекстөө үчүн, сиз ар бир нерсенин аталышынын элементтерин талкалап, стандарттык аталыштан айырмаланышы мүмкүн болгон жаңы алфавиттик аталышты түзүшүңүз керек. Мисалы:
- Сизде индекстөө жана берүү үчүн төмөнкү нерселер бар дейли: aardvarks боюнча "Aardvarksтун түнкү тамактануусу" аттуу макала, aardvark боюнча белгилүү эксперт Джейн А. Доенин өмүр баяны жана Детройт зоопаркынын aardvark көргөзмөсүнүн жарнамалык китепчеси.
- Джейн А. Доенин өмүр баяны "Doe, Jane A." деп индекстелет, анткени фамилияларды тапшырууда биринчи орунду ээлейт. Ал "D" тамгасынын алдында берилет.
- Эгерде сиз сөздүк стилиндеги топтоштурууну тандасаңыз, "Aardvarksтун түнкү тамактануусу" макаласы мурдагыдай эле индекстелиши мүмкүн. Бул "N" тамгасы менен берилиши мүмкүн ("Түнкү" үчүн), бул топту колдонуп.
- Же болбосо, "Aardvarksтун түнкү тамактануусун" "Aardvarks, Nocturnal Feeding of" катары индекстей аласыз. Эгерде сиз энциклопедия стилиндеги топтоштурууну колдонсоңуз, анда aardvarks менен байланышкан нерселерди бербестен, бул мааниге ээ болмок. Андан кийин пункт "А" дегенге жазылат.
- Промоушендик брошюраны "Aardvarks, экспонаттар (Детройт зоопаркы)" деп индекстөөгө болот. Эгерде сиз aardvark экспонаттарында бир нече материалдарды күтсөңүз, бул мааниге ээ болот, мисалы, сизде "Aardvarks, экспонаттар (Toledo) деп индекстелүүчү башка нерсе болушу мүмкүн. Зоопарк)"
- Же болбосо, жарнак брошюрасын "Детройт зоопаркы (Aardvark Exhibit)" деп индекстөөгө болот. Эгер сиз Детройт зоопаркына байланыштуу бир нече нерсеге ээ болууну күтсөңүз, же эгер сиз элементтерди файлдарды топтоо үчүн энциклопедия стилиндеги топтоону колдонууну кааласаңыз, бул мааниге ээ болот. географиялык жайгашуу.
Кадам 4. Файлдарды индекстелген атына ылайык алфавиттик тартипте заказ кылыңыз
Алфавит боюнча тапшыруунун жалпы эрежеси - элементтерди A (биринчи) дан Z (акыркы) га чейин иреттөө. Айрым нерселерди айырмалоо жана заказ кылуу үчүн барган сайын конкреттүү маалыматты колдонуңуз. Мисалы үчүн:
- Мурунку кадамдагы индекстелген файлдарыңыздын тартиби төмөнкүдөй болушу мүмкүн (сиз колдонгон системага жараша): "До, Джейн А.", "Детройт зоопаркы (Aardvark көргөзмөсү)" жана "Aardvarksтун түнкү тамактануусу" ЖЕ "Aardvarks, экспонаттар (Детройт зоопаркы), "" Aardvarks, Nocturnal Feeding "жана" Doe, Jane A."
- "Wallaby" үчүн файл "Эму" файлынан кийин келет. Арасында "Кенгуру" файлы, "Аардварк" үчүн файл "Аюу" үчүн, экинчиси "Эму" үчүн келет. Бул сизге төмөнкү файл тартибин берет: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Кенгуру", "Wallaby."
- Эгер сиз "Anteater" файлын кошсоңуз, ал "Aardvark" файлдарынын артынан келет. Экөө тең "А" тамгасы менен башталгандыктан, тартипти аныктоо үчүн ар бир сөздүн экинчи тамгасын ("N" жана "А") карап, анан ошонун негизинде файлдарды иреттешиңиз керек. Жаңы тартип: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Кенгуру", "Wallaby" болмокчу.
Кадам 5. Файл папкаларыңызды белгилеңиз
Элементтерди табууну оңой кылуу үчүн, ар бир папкага камтылган нерселердин тиешелүү индекстелген аталышын белгилеңиз. Бул ошондой эле жаңы файлдарды тиешелүү тартипте киргизүүнү жеңилдетет.
- Элементтерди алар үчүн белгиленген папкага салыңыз.
- Пайдалуулугун жакшыртуу үчүн файлдарыңызды түстүү код менен жазуу да пайдалуу болушу мүмкүн. Мисалы, эгер сиз энциклопедия стилиндеги топтоштурууну колдонуп жатсаңыз, ар бир топко өзүнчө түс бериңиз жана ар бир топтогу ар бир нерсени/файлды өзүнүн түсү менен белгилеңиз.
Кадам 6. Индекстөө жана берүү системасын документтештирүү
Кандай болбосун, индекстөө жана берүү системаңызга шайкеш келиңиз. Файлдарга кирүү мүмкүнчүлүгү бар адамдардын бул система жөнүндө кабардар болушун камсыз кылыңыз. Мисалы, сиз берүү тутумуңуздун эрежелерин деталдаштырган документти түзүп жана бөлүшө аласыз. Бул ар бир адамга тутумду эффективдүү колдонууга жардам берет.
Кадам 7. Жаңы нерселерди туура жазыңыз
Сиз колдонгон системага ылайык файлдарды индекстелген аталыштарга жана алфавиттик тартипке ылайык кабинетке салыңыз. Жаңы файлдарды туура жерге коюу үчүн учурдагы файлдарды жылдыруу.
2 ичинен 2 -бөлүк: Өзгөчө иштер менен күрөшүү
Кадам 1. Файлдарды алардын олуттуу мөөнөтү астында
Кээде, аталыштагы же аталыштагы сөздөрдүн пайда болуу тартибине карабастан, ачкыч сөздөрдүн негизинде пункттарды берүү мааниге ээ. Бул файлды эң логикалык терминди колдонуп индекстөөгө жана жайгаштырууга кепилдик берет. Мисалы үчүн
"Чикагонун биринчи банкы" индекстелиши жана "Чикаго, Биринчи Банк" катары берилиши мүмкүн. "Чикаго" - бул "Биринчи" же "Банк" эмес, бул терминдеги негизги термин, өзгөчө, эгерде сизде "Тулсанын биринчи банкы" же "Чикаго Банк жана Траст" сыяктуу окшош аталыштагы башка буюмдар болушу мүмкүн болсо
2 -кадам. Фамилия боюнча аттарды заказ кылыңыз
Берүүнүн типтүү стандарттары жеке фамилия боюнча индекстөөнү сунуштайт, анткени фамилия маанилүү термин болуп эсептелет.
- Ошентип, "Jane A. Doe" индекстелет жана "Doe, Jane A." катары берилет.
- Аталыштарды (доктор, айым, майор ж. Б.) Аягына коюңуз. “Dr. Мисалы, Джейн А. Доу "индекстелет жана" До, Джейн А., Доктор "деп жазылат.
- Жалпысынан алганда, заказдардын аталыштары тамга менен жазылат. Мисалы, "MacDonald" "McDonaldге" чейин келет. Ошо сыяктуу эле, "D '", "L'", "Le", "de", ж.б. Мисалы, "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" жана "Wolfe" файлдарын заказ кылыңыз (жана "L'Engle", "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe" катары ЭМЕС).
- Аты жөнүндөгү бул эрежелердин жалпы өзгөчөлүгү - бул жеке адамдын аты ишкананын же уюмдун аталышынын бир бөлүгүн түзгөн учур. Мындай учурларда, жеке адамдын атын компаниянын ичиндеги бирдик катары караңыз. Мисалы, "Jane A. Doe Pest Control" "J" деп жазылып, "Doe, Jane A. Pest Control" деп индекстелбейт.
3 -кадам. Макалаларды, байламталарды жана предлогдорду этибарга албаңыз
Макалалар ("a", "an" жана "the" сыяктуу), конъюнкциялар (мисалы, "and", "but," жана "or"), жана предлогдор ("for", "of" жана "In") индекстөөдө жана алфавиттик түрдө тапшырууда көбүнчө өткөрүлүп жиберилет, анткени алар маанилүү терминдер деп эсептелбейт. Бул бир нерсенин аталышынын башталышын түзгөн учурда да ушундай. Мисалы үчүн:
- "Эму менен тамактануу практикасын иликтөө" "А" үчүн "А" эмес, "Эму" үчүн (бул пункттун аталышындагы маанилүү сөз) "E" бөлүмүнө жазылат.
- "До жана Смит зыянкечтерине каршы күрөшүү" "До, Джейн А." кийин берилет. Эки индекстелген аталыштар "Doe" сөзү менен башталат, андыктан файлдын тартибин аныктоо үчүн ар биринин кийинки маанилүү терминине өтөсүз ("Смит" жана "Джейн"). "Жана" деген сөздү этибарга албаңыз, анткени бул маанилүү эмес.
4 -кадам. Кыскартууларга жазылгандай мамиле кылыңыз
Элементтерди индекстөөдө жана тапшырууда сиз "Mfg" сыяктуу кыскартууларга туш болушуңуз мүмкүн. ("Өндүрүш" үчүн) же "Инк." ("Кошулган" үчүн). Жалпысынан алганда, сиз элементтерди жөн эле тамгалардын тизмеги катары эмес, бул кыскартуулар жазылгандай индекстешиңиз керек.
Мисалы, "Jane A. Doe Mining Company" "Jane A. Doe Mfg" дан кийин берилет
Кадам 5. Файл сандары кадимкидей
Элементтерди алфавит боюнча тапшырып жатып, алардын аталыштарында сандар кездешиши мүмкүн. Жалпысынан алганда, сандар кадимки түрдө жазылат, тескерисинче. Сандар да каттардын алдында берилет.
- Мисалы, "3M Company" "100 Улуу Бизнес Идеясына" чейин берилет (анткени "3" "100" алдында келет).
- "Улуу бизнес идеялары" жана "Улуу бизнес лидерлери" "100 улуу бизнес идеясынан" кийин берилет, анткени сандар тамгалар алдында жайгаштырылган.
- Буга чейин жазылган сандар сандарга эмес, сөздөр катары каралат. Мисалы, "100 Улуу Бизнес Лидерлери", "Улуу Бизнес Идеялары" жана "Эки Жүз Улуу Бизнес Идеялары" тизмеги боюнча.
- Эгерде бул сиздин тапшыруу максаттарыңызга кызмат кылса, анда сиз өзгөчө кылып, цифраларды алар жазылгандай кылып бере аласыз.
Кадам 6. Ар кандай өзгөчө белгилер менен иштөө
Элементтерди индекстөөдө жана тапшырууда кездешкен алфавиттик эмес же сандык эмес белгилер эске алынышы керек. Бул белгилер менен эмне кылуу керек, бирок, алардын түрүнө жараша болот:
- Пунктуация (мисалы, апостроф, чекит жана үтүр) пункттарды индекстөөдө жана тапшырууда этибарга алынбайт. Мисалы, "Вашингтондун эң мыкты кофеси" жана "Вашингтон штатынын жарманкесин" ушундай тартипте тапшырыңыз.
- Диакритиктер тиешелүү тамга катары каралат, диакритикалык белгиси жок. Мисалы, "Эклер" файлын "Эклер" жана "Үбер" файлын "Убер" катары бериңиз. Мунун өзгөчөлүгү, сиз диакритика колдонгон тилдин алфавитине ылайык документтерди тапшырып жатканыңызда, бул учурда сиз ошол тилдин кадимки алфавит тартибине баш ийишиңиз керек.
Кадам 7. Керек болгондо "эч нерседен мурун эч нерсе" деген жалпы эрежени колдонуңуз
Негизинен, боштуктар (тыныш белгилерин жана башка элементтерди кошпогондо) алфавит боюнча тапшырууда этибарга алынбайт. Бирок, сизде ушундай эле нерселер башталган учурларда, боштукту же "эч нерседен мурун эч нерсе" эрежесин колдонуунун тартибин аныктоо үчүн колдонуңуз.
- Мисалы, "Түндүк Чыгыш Банкы", "Түндүк Чыгыш Өндүрүш" жана "Түндүк Чыгыш Банкы", ошол тартипте.
- Ошо сыяктуу эле, "До, Джейн А." "Doe, Jane A., Dr." чейин берилмек.
Кадам 8. Керек болгондо файлдарды деталдуу маалымат менен айырмалаңыз
Сейрек учурларда, файлдардын тартибин аныктоо үчүн алфавиттик маалымат жетишсиз. Мындай учурларда, сиз нерселерди индекстөө жана заказ кылуу үчүн кошумча маалыматты колдонушуңуз керек. Бул кошумча маалыматты аларды айырмалоого жардам берүү үчүн тиешелүү файлдарга белгилеңиз. Мисалы үчүн:
- Эгерде сизде Джейн А. До аттуу эки башка кишиге буюмдар болсо, анда аларды туулган күнүнө карата заказ кылсаңыз болот. Файл "Doe, Jane A. (1853 -ж.)" Ошентип, "Doe, Jane A. (1967 -ж. Т.)" Файлынын алдына келет.
- Сиз айырмачылыктарды жасоо керек болгондо, географияга ылайык нерселерге заказ берсеңиз болот. Эгерде сизде үч башка банктын файлдары үч башка жерде болсо жана ар бир банк "Биринчи Бириккен Банк жана Траст" деп аталып калса, анда аларды "Биринчи Бириккен Банк жана Траст (Джорджия)", "Биринчи Юнайтед Банк жана Trust (Оклахома) "жана" First United Bank and Trust (Түштүк Дакота)."
- Ошо сыяктуу эле, эгерде сизде эки башка аюу же аюунун түрлөрү бар болсо, анда сиз аларды түрлөргө, географиялык жайгашуусуна жана башкаларга карап айырмаламаксыз. Мисалы, сизде "Аюу, Браун" жана "Аюу, Гризли" (ошол тартипте), же "Аюулар (Европалык)" жана "Аюулар (Түндүк Америка)" боюнча файлдар (ошол тартипте).
Кадам 9. Өзгөчөлүктөрдү жана өзгөчө эрежелерди жарыялоо
Файлдарыңызды колдонгон ар бир адам сиздин файл тутумуңузга киргизилген стандарттык көрсөтмөлөрдүн өзгөчө учурлары жөнүндө билээрине ынангыла. Бул ар бир берүү системасын туура жана эффективдүү колдоно алышына жардам берет.
