Түз иштеген офисте иштөө үчүн берилген файл тутумуна караганда бир нече нерсе маанилүү. Файлдарга сиз гана киресизби же сиз кызматкерлер менен бөлүшөсүзбү, сиз тандаган берүү системасы ар бир адам издеп жүргөн нерсесин таба алгыдай уюштурулушу керек. Эгерде берүү системасын колдонуу кыйын болсо, анда сиз файлдарды жоготуп алуудан коркуп, кагаздарды илип коёсуз, жана жакында сиздин үстөлүңүздү каптаган кагаздар пайда болот.
Кадамдар
Кадам 1. Документ берүү системасы жөнүндө чечим кабыл алыңыз
Кандай болбосун, ал мааниге ээ болушу керек, андыктан сиз ар бир кагаздын кайда экенин так билесиз. Сиздин варианттарыңыз:
- Алфавиттик. Бул система файлдарыңыздын көбү кардарлардын, пациенттердин же кардарлардын аттары болгондо эң жакшы болот.
- Тема же категория: Көпчүлүк файл тутумдары тема же категория боюнча уюштурулган, алар туура орнотулганда жакшы иштейт, бирок ал жок болгон учурда эң башаламан болуп калышы мүмкүн.
- Сандык/Хронологиялык. Бул сиздин файлдарыңыз негизинен номерленген же даталанган материалдардан турганда, сатып алуу заказдары же дүмүрчөктөрдө эң жакшы болот.
Кадам 2. Файлдын суурмаларын асылган папкалар менен толтуруңуз
Илинип турган папкалар эч качан өчүрүлбөйт, сиз тартмадан алып салчу манила конверттери үчүн орун ээлери катары иштейсиз.
3 -кадам. Документтериңизди категориялар боюнча үймөлөргө бөлүңүз
Эгерде үймөнүн бийиктиги бир дюймдан ашса, аны субкатегорияларга бөлүңүз. Эгерде үймөк өтө ичке болсо, аны башка үймөк менен бириктирип, атын өзгөртүңүз. Үйүлгөн аталыштар ар бир кагаздын кайсы үймөккө кирерин аныктоону жеңилдетиши керек.
Кадам 4. Ар бир үймөктү манила папкасына салып, так жазыңыз
Файлдарды тыкан кылып көрсөткөндүктөн, тепкичке эмес, борборунда жайгашкан өтмөктөрү бар папкаларды колдонуу эң жакшы.
Кадам 5. Манила папкаларын асылып турган папкаларга салыңыз
Көпчүлүк файлдар үчүн, кадимки асылып турган папкалар иштейт, бирок коюу файлдар же файлдар үчүн сиз категорияларга бөлүнүшүңүз керек, астындагы кутуча папкаларды колдонуңуз. Сиз папкаларды каалагандай заказ кылсаңыз болот, бирок көпчүлүк учурда алфавиттик системаны колдонушат.
Кадам 6. Манила папкаларынын аттары менен илинип турган папкаларды белгилеңиз
Капталдын сол жагына бардык пластикалык өтмөктөрдү коюңуз, эгерде сиз капталдагы файл шкафын колдонбосоңуз. Тартманы алдыдан артка эмес, ачканыңызда солдон оңго чуркаган каптал файлдар үчүн өтмөктөрдү оң жагына коюңуз.
Кадам 7. Файлдардын жанына илинип турган жана манила папкаларын коюңуз, эгер сиз өзүңүздү учурдагы папкага кирбеген кагаз менен таап алсаңыз, папканы оңой кошо аласыз
Өтө коюу же өтө ичке папкаларды колдонбоңуз. Сиз дагы категорияларды бөлүштүрүү керек деп чечсеңиз, папкаларды кайра белгилеп, кагаздарды кайра бөлүштүрүүнү кааласаңыз болот.
Кадам 8. Жылдын аягында бардык папкаларды алып салыңыз, ошол эле категориядагы жаңы манила папкаларын белгилеңиз жана файлдарга коюңуз
Учурдагы файлдарга бир нерсе өткөрүлүшү керекпи же жокпу билүү үчүн эски папкаларды карап, калганын архивиңизге коюңуз.
Кеңештер
Сиз файлдарыңызды түстүү код менен азгырышыңыз мүмкүн, файл этикеткаларын басып чыгаруу үчүн компьютериңизди колдонуңуз же болбосо файлдарыңызды жагымдуу кылыңыз. Бирок, сиз бир папканы кошуу сыяктуу өзгөрүүлөрдү жасоого туура келгенде, сиз туура түстүү папкаларда жок экениңизди же файл этикеткасын кол менен жазышыңыз керек болсо, бактысыз болосуз. Баарын жөнөкөй кармаганыңыз оң
Эскертүүлөр
- Эч качан категорияга бөлө албаган нерселериңиз үчүн ар кандай үймөктөрдү түзбөңүз, анткени баары ошол жерде бүтөт.
- Сиз тапшыруу тутумун түзгөндөн кийин, сиз тапшырууңузду улантышыңыз керек. Үстөлүңүздөн кагаздарды алып, аларды тапшыруу үчүн күн сайын убакыт бөлүңүз. Файлдарыңыздын үстүнө терең себет коюу азгырыгына каршы туруңуз, анткени сиз аны жөн эле толтурасыз, ал башка файлга айланат.
