Документ кабинетин уюштуруу кыйын болушу мүмкүн, бул үй кабинети акы төлөнүүчү эсептер жана салык маалыматы менен толтурулганбы же жумуш кабинети бүткөн долбоорлор жана эсеп -фактуралар менен толтурулганбы. Эски файлдарды жок кылуу, өзүңүзгө ылайыктуу файл тутумун табуу жана аны үзгүлтүксүз сактоо менен файлдар кабинетиңизди уюштуруңуз.
Кадамдар
4 ичинен 1 -бөлүк: Эски документтерди тазалоо
Кадам 1. Эгерде сизде жок болсо, тапшыруучу кабинетти сатып алыңыз
Бюджетиңиздин чегинде үйүңүзгө же кеңсеңизге ылайыктуу жакшы сапаттагы шкафты издеңиз. Үйүңүзгө зыян келтире турган табигый кырсыктар болгон учурда отко жана суу өткөрбөй турган шкафты карап көрүңүз. Мындай шкафтардын пакети жергиликтүү дүкөндөрдө, эмерек дүкөндөрүндө, жыгач устаканаларында жана соода борборлорунда кездешет.
Кадам 2. Файлдарыңыздан өтүүнү баштаңыз
Көрүнүп тургандай, эски же керексиз нерселерди артка калтырыңыз. Бөлүп коюу:
- Сизге таандык болбогон продукциялар үчүн дүмүрчөктөр.
- Керексиз почта
- Колдонулбай калган кызматтар үчүн эски эсептер
- Эски жумуштан келген бизнес каттар
- Сизге кереги жок маркалар
3 -кадам. Бир нерседен кутулуудан коркпоңуз
Туулгандыгы тууралуу күбөлүк жана салык маалыматы сыяктуу кээ бир документтер, албетте, маанилүү болгону менен, маанилүү көрүнгөн, бирок чындыгында керексиз почта же эски дүмүрчөктөр болушу мүмкүн. Чечим кабыл алып жатканда ар бир документ жөнүндө ойлонуп көрүңүз жана келечекте пайдалуу болушу мүмкүнбү деп ойлонуп көрүңүз. Эгер бир жыл бою жок болуп кетсе, аны сагынбасаңыз, балким, аны ыргытып салсаңыз болот.
Кадам 4. Жумушта нерселерди ыргытып жатканда этият болуңуз
Эч нерсе ыргытардан мурун жетекчилерден сураңыз, анткени бул сиз ойлогондон алда канча маанилүү болушу мүмкүн. Сиздин компанияңызда нерселердин канча убакытка чейин сакталышы жана кантип жок кылынышы керектиги тууралуу саясаты болушу мүмкүн.
Кадам 5. Кайсы нерселерди сактоо керектигин чечиңиз
Бул көбүнчө алардын канчалык жаңы же пайдалуу экенине жараша болот. Эстүүлүктү колдонуңуз жана документтер келечекте пайдалуу же керектүү болорун ойлонуп көрүңүз. Эгер алар чындап эле маанилүү болсо, аларды сактап калгыла. Салык маалыматы, камсыздандыруу жазуулары жана маанилүү документтер үчүн аларды төмөнкү убакыт аралыгында сактаңыз:
- Салык декларациясынын маалыматын 7 жыл бою, ошондой эле салыктарыңыздан чегерилген нерселер боюнча дүмүрчөктөрдү сактаңыз. IRS сиздин салыктарыңыз тапшырылгандан кийин 6 жылга чейин ар кандай кирешени текшере алат.
- Камсыздандыруу эсептерин, ипотекалык отчетторду жана кайрымдуулук кайрымдуулук далилдерин үч жылга чейин сактаңыз.
- Туулган жана нике күбөлүктөрү, социалдык камсыздоо карталары, наамдар, иштер жана паспорттор сыяктуу абдан маанилүү документтерди сактаганыңызды текшериңиз. Аларды сактаңыз жана эч качан алардан кутулбаңыз.
Кадам 6. Сиз бөлүп койгон ар бир документти майдалаңыз
Чакырылбаган документтерди ыргытып жиберүү сиздин жеке маалыматыңызды көргөндөрдүн баарына ачык калтырышы мүмкүн. Документ купуя эместигин билбесеңиз дагы, аны даректерин, туулган күндөрүн же башка маалыматты камтышы мүмкүн, анткени аны майдалап салуу эң жакшы.
Кадам 7. Санариптик медианы да майдалап же жок кылыңыз
Көптөгөн шаарларда жана ишканаларда жергиликтүү жашоочулар же кызматкерлер эски ийилчээк дисктерди, компакт -дисктерди же катуу дисктерди жок кыла турган күндөр болот. Алар анын туура жасалганына ынанат.
4 ичинен 2 -бөлүк: Маанилүү документтериңизди иретке келтирүү
Кадам 1. Калган файлдарды уюштурууну баштаңыз
Столго же чоң столго өтүңүз жана кагаздарды сизге логикалык жана акылга сыярлык кылып үйүп салыңыз. Булар сиздин жеке файлдарыңыз болуп калат. Сиз издеп жаткан нерсени так табууга жардам бере турган дөбөлөрдү жасаңыз. Үй шкафтарынын категорияларын карап көрүңүз:
- Коммуналдык кызматтар
- Авто
- Медициналык
- Пет
- Бизнес
- Үй
- Салыктар
- Каржы
2 -кадам. Жумуш кабинеттери боюнча кесиптештерден кеңеш сураңыз
Жумуш ордуңузда кагаздарды уюштуруу үчүн компаниянын конвенциялары болушу мүмкүн. Болбосо, файлды хронологиялык же алфавиттик тартипте бериңиз. Тыкан кесиптештерден кайсы системалар алар үчүн жакшы иштээрин сураңыз.
Кадам 3. Категорияларыңызды жөнөкөй кармаңыз
Сиз канчалык конкреттүү болсоңуз, ошончолук файлдарыңыз көп болот, бул сиздин кабинетиңиздеги башаламандыкты билдирет. Негизги файлдарыңызды жалпы кылып сактап, анан алардын ичиндеги документтерди иреттеңиз.
Кадам 4. Аты же датасы боюнча уюштурууну чечиңиз
Сиз ар бир кагазды туура үймөгө иреттеп алгандан кийин, аларды табууну оңой кылып уюштура баштаңыз.
- Алфавиттик тизмелер үчүн, дүмүрчөктөгү бренддер сыяктуу, А менен башталган нерселерди стектин үстүнө коюп, Zга чейин иштеңиз.
- Салык отчетторунун даталары сыяктуу хронологиялык документтер үчүн, эң акыркы документтерди стектин үстүнө коюңуз, ылдыйкы эски документтерге карай иштеңиз.
Кадам 5. Ар бир стекти папкага салыңыз
Документтин үстүндөгү документ папканын маңдайында тургандай кылып кагаздарды салыңыз. Бул документтерди сиз уюштурган тартипте сактайт.
4 ичинен 3 -бөлүк: Файлдарды оңой табуу
Кадам 1. Ар бир папканы так белгилөө
Өтмөктөгү жазуу чоң, түшүнүктүү жана сизге жана кеңсеңизде же үй -бүлөңүздө башкаларга мааниси бар экенин текшериңиз. Кошумча түшүнүктүү болуш үчүн этикетка жасоочу колдонуңуз.
Кадам 2. Ар бир суурманын өзүнүн категориясын карманышына уруксат бериңиз жана аны так белгилеңиз
Файлдарыңызды тартмалар арасында бөлүштүрүп, ар бир суурмада өзүнчө категория бар. Ар бир категорияда нерселерди оңой табууга жардам бере турган тиешелүү файлдар болушу керек.
- Салык документтери, инвестициялык файлдар жана ипотекалык отчеттор сыяктуу каржылык маалымат бир суурмада болушу мүмкүн.
- Туулгандыгы тууралуу күбөлүк, паспорт жана медициналык жазуу сыяктуу жеке документтер башка тартмада болушу мүмкүн.
- Ар кандай нерселер үчүн инструкциялар башка биринде болушу мүмкүн.
Кадам 3. Түстүү папкаларды колдонууну карап көрүңүз
Эгер сиз тиешелүү түстү эстутумга тапшырсаңыз, анда бул сиздин документтериңизди табууну бир топ жеңилдетет. Эгерде сизде мурунтан эле маниланын папкалары болсо, аларга боёктор же түстүү маркерлер менен түс кошуңуз. Түстүү этикеткалар дагы ушул максатта колдонулушу мүмкүн.
Кадам 4. Сиздин тартмаларыңыздын ичиндеги категорияларды түзүү үчүн түс системаңызды колдонуңуз
Маалыматтык материалдар суурмасы, мисалы, "Электрондук колдонмолор", "Электр шаймандарынын колдонмолору" жана "Тазалоо менен камсыздоо боюнча колдонмолор" сыяктуу папкаларга бөлүнүшү мүмкүн.
Кадам 5. Мааниси жок болсо, системаңызды өзгөртүңүз
Бир же эки ай колдонгондон кийин, сизге жарабаган нерселерди өзгөртүүдөн коркпоңуз. Ар кандай файлдарды алдыңкы орунга жылдырыңыз же айырмалоо кыйын болгон категорияларды бөлүңүз. Эсиңизде болсун, сиздин тапшыруучу кабинетиңиз сиз үчүн система жана ал сиздин жумуш агымыңызга ылайык келиши керек.
4 ичинен 4 -бөлүк: Уюмду сактоо
Кадам 1. Уюштуруу үчүн активдүү болуңуз
Почтага жана документтерге алар дароо көңүл буруп, алар менен иштешкенден кийин, аларды дароо тапшырыңыз.
Кадам 2. Үйүңүзгө же офис столуна кирүү кутусун орнотуңуз
Кирүүчү почтаңызды күнүнө бир жолу карап чыгыңыз. Сиз бул жол менен эч нерсеге көз жумбайсыз жана ал үйүлүп калбайт. Документ тапшыруу анча -мынча жумуш катары көрүнбөйт, ал бир убакта жасалат.
Кадам 3. Кабинетиңизди тез -тез кайра уюштуруңуз
Жыл сайын кайра уюштуруу сунушталат, эгер сизде файлдар көп болсо, аны чейрек сайын тазалап турсаңыз болот. Шкафтарды толтурууда башаламандыктын негизги булагы - бул сизге кереги жок эски документтер, андыктан эски нерселерди тазалаңыз жана майдалаңыз.
Кадам 4. Файлдарыңыздын айрымдарын санариптик медиага айландырууну карап көрүңүз
Документтерди санарип форматта сактай алсаңыз, анкеталык кабинетте физикалык башаламандыктар аз болот. Сканерлөө үчүн жакшы талапкерлерге квитанциялар, кайрымдуулук далилдери же банктык көчүрмөлөр кирет. Кээ бирлери интернетте мурунтан эле бар болушу мүмкүн.
Кадам 5. Негизги документ жасаңыз
Документте, берүү системаңыз кантип иштээрин жана нерселер кайда жайгашканын түшүндүрүңүз. Өзгөчө кырдаал же күтүлбөгөн көйгөй болгондо, башкалар файлдарыңызды кантип издөөнү билиши мүмкүн.
Кеңештер
- Эгерде сизде кызыккан балдар же кызыкдар үй -бүлө мүчөлөрү бар болсо, документтериңизди жабыңыз.
- Эгерде сизде кулпуну ачуу көйгөйү болсо, кабинет кулпусун кантип тандоо керектигин караңыз.
- Файлдык шкаф жетишерлик коопсуз эмес деп тынчсызданып жатсаңыз, туулгандыгы тууралуу күбөлүктөр же укук күбөлүктөрү сыяктуу сейфтик документтерде же өрткө каршы документтерде сактаңыз.
Эскертүүлөр
- Эгерде сиз жер титирөө коркунучу бар аймакта жашасаңыз, шкафтарды туруктуу дубалга орнотуңуз. Бул алардын сейсмикалык окуя учурунда бир кишинин үстүнө кулашын же эшикти тосуп калуусун алдын алат.
- Файлдарыңызды кылдаттык менен жүктөңүз. Эгерде үстүнкү суурма толуп, астындагы тартмалары бош болсо, ал оодарылып кетиши мүмкүн.
