Кагаз файлдары, айрыкча, столуңузга үйүлгөндө, оорутушу мүмкүн. Адашкан документтериңизди жана дүмүрчөктөрүңүздү жакшыраак алуу үчүн, бардык берилбеген документтериңизди иреттеп көрүңүз. Андан кийин, файлдарыңызды ар кандай папкаларга иреттөө үчүн таблицаны же суурманы колдонуңуз. Эгерде сиз офистеги башаламандыкты таптакыр жок кылгыңыз келсе, документтериңизди компьютерге, викиге же башка булутка негизделген системага жүктөй аласыз. Негизги план түзүлгөндө, сиз кеңсеңиздеги файлдардын көптөгөн түрлөрүн жакшыраак башкара аласыз!
Кадамдар
Метод 1дин 3: Документтериңиз аркылуу чыпкалоо
Кадам 1. Сиз дагы эле колдонуп жүргөндөрдөн берилиши керек болгон өзүнчө документтер
Документтериңизди иретке келтире баштаганда, коюуга даяр болгондор үчүн үймөгүңүздү жана үстөлүңүздө калышы керек болгондор үчүн өзүнчө үймөк жасаңыз. Документтериңиз баштапкы иреттөө жана берүү процессинен кийин да ирээтке келиши үчүн үстөлүңүзгө 2 уячалуу кагаз уюштуруучуну алыңыз. Колдонула турган документтерди 1 уячада жана башкага толтурууга даяр болгула.
Кадам 2. Документтериңизди берүү үчүн жума сайын бир күндү тандаңыз
Жаңы документтердин себеттери көзөмөлдөн чыкпасын; Анын ордуна, файлдарыңызды иреттөө жана иреттөө үчүн бир же эки күн бөлүңүз. Эгерде сиз жумуш мейкиндигиңизде көптөгөн дүмүрчөктөр жана документтер менен иштебесеңиз, анда ишти бүтүрүү үчүн сизге 1 күн гана керек болушу мүмкүн. Бирок, эгерде сиздин ишиңиз көп документтерди камтыса, анда 2-3 күндү ирээтке келтирип, ирээтке келтирилбеген документтериңизди иреттеп алсаңыз болот.
Файлдарыңызды жума сайын иреттөө уюштуруу процессин алда канча башкаруучу кылат
Кадам 3. Башаламандыкты болтурбоо үчүн файлдарыңыздын бардыгын ыргытуу даталары менен белгилеңиз
Жаңы документтерди берүүдөн мурун, ар бир файлдын күнүн жана мазмунун кылдаттык менен карап чыгыңыз. Эгерде документ учурдагы долбоорго же башка маселеге тиешелүү болсо, файлдын үстүнө "аткарылбай жатат" деп жазыңыз. Эгерде кагаз бүткөн долбоорду талкууласа, файлды "бүттү" деп белгилеңиз. Андан тышкары, файлдын кереги жок болгон убактысын белгилеп, документти майдалап же кайра иштетүүгө болот.
Эгерде сиз файлдарды тез сканерлеп жатсаңыз, бул белгилер туура файлды эффективдүү табууга жардам берет
Кадам 4. Тиешелүү документтерди берүүнүн ордуна кайра иштетүү
Ар бир файл сиздин кабинетиңизде же суурмаңызда орунга татыктуу деп ойлобоңуз. Анын ордуна, керексиз документтерди таштанды челекке таштаңыз. Эгерде сиздин файлдарыңызда кандайдыр бир жеке маалымат камтылса, документтерди кайра иштетүүнүн ордуна майдалаңыз.
Бардык файлдарды каржылык жана эсеп маалыматтары, социалдык камсыздандыруу номериңиз же башка купуя деталдар менен майдалаңыз
Метод 2 3: Сорттоо системасын тандоо
Кадам 1. Файлдарыңыз үчүн физикалык сактагычты тандаңыз
Жумуш мейкиндигиңиздин схемасын карап көрүңүз жана кайсы файл берүү системасы эң жакшы иштээрин ойлонуп көрүңүз. Эгерде сизде офис болсо, анда чоң файл берүүчү шкаф жакшы чечим болушу мүмкүн. Бирок, эгерде сизде кичинекей жумушчу мейкиндик болсо, анда материалдык суурма же урна логистикалык жактан көбүрөөк мааниге ээ болушу мүмкүн.
- Жаңы сактоо тутумун сатып алууда, баадан сапатына артыкчылык берүүгө аракет кылыңыз.
- Берүү тутумуңузга карабастан, купуя документтерди коопсуз папкага салууну унутпаңыз.
Кадам 2. Файлдарыңыз убакытка сезгич болсо, документтериңизди датасы боюнча иреттеңиз
Сиздин бизнеске же офиске эң ылайыктуу уюштуруу системасын тандаңыз. Эгерде сиздин жумушуңуз белгиленген мөөнөттөрдүн тегерегинде болсо, алдыңызда акыркы күнү жазылган папкаларга буйрутма берип көрүңүз. Күндөр өткөн сайын, жаңы папкаларды жана файлдарды тапшыруучу кабинеттин же суурманын алдына кошууну улантыңыз.
- Сиз, мисалы, күндөр, жумалар же айлар үчүн өзүнчө файлдарга ээ боло аласыз.
- Мисалы, эгер сиз салык консультанты болуп иштесеңиз, анда кардарларыңыздын документтерин датасы боюнча тапшыруу туура болмок.
- Бул система убакытты сезүүчү материалдар менен иштеген адамдар үчүн жакшы иштейт.
Кадам 3. Эгерде сиз хронологиялык файлдар менен алектенсеңиз, анда календарга негизделген сорттоо системасын иштеп чыгыңыз
Эгерде сиз кеңседе файлдардын чоң көлөмү менен алектенсеңиз, кабинеттериңизге жана суурмаларыңызга "tickler" берүү системасын кошуп көрүңүз. Календарга окшоп, "tickler" системасы ай сайын 12 чоң папканы колдонот, айдын ар бир күнү үчүн ар бир чоң папканы коштогон 28-31 субпапкалар. Эгерде сизде датага багытталган жумуш болсо, бул ыкманы колдонуп көрүңүз.
- Мисалы, эгер сиз экспорттук компанияда иштесеңиз, файлдарыңызды жалпы категориянын ордуна айына жана күнүнө жараша иреттөө оңой болушу мүмкүн.
- Бул система түстүү коддон айырмаланып, конкреттүү, сандык уюштурууну жактырган адамдар үчүн жакшы.
Кадам 4. Эгерде документтериңизди категорияларга бөлүүнү кааласаңыз, файлдарыңызды темалар боюнча иреттеңиз
Папкаларыңыз үчүн ар кандай категорияларды тандап, аларды тиешелүүлүгүнө жараша заказ кылыңыз. Документтер кабинетиңизди же суурмаңызды уюштуруп жатканда, эң актуалдуулугу жана мааниси бар папкаларды алдыңкы орунга коюңуз. Муну эске алуу менен файлдарыңызды иреттөөнү улантыңыз, андыктан маанилүү документтерге оңой жетесиз.
Мисалы, эгер сиз компаниянын финансылык кеңешчиси болсоңуз, анда документтериңизди "инвестициялар", "эмгек акы" жана "салыктар" сыяктуу маанилүүлүгү жана актуалдуулугу боюнча иреттөө акылга сыярлык болмок
Кадам 5. Файлдарыңыз үчүн кенен категория аттарын тандаңыз
Папкаларыңыз үчүн өтө узун, өзгөчө белгилерди колдонбоңуз. Анын ордуна, жалпы, инклюзивдүү энбелгилерди тандап көрүңүз, андыктан кийинчерээк жаңы файлдарды иреттөө кыйын болбойт. Эгерде сиз конкреттүү тапшыруу тутумун түзгүңүз келсе, чоңураак, жалпы берүү тутумуна субфольдорду кошуп көрүңүз.
Мисалы, "3 -апрелге карата чыгашалар боюнча отчеттор" жалпы папка үчүн жакшы категория болбойт, анткени бул өтө конкреттүү. Анын ордуна, папканы "Чыгымдар боюнча отчеттор" деп белгилеңиз, бул алда канча ачык
Кеңеш:
Этикетка жасоочулар файлдарыңызды категорияларга бөлүүнүн оңой жана эффективдүү жолу.
Кадам 6. Визуалдык жагымдуу системаны түзүү үчүн документтериңизди түстүү код менен жазыңыз
Түрдүү түстүү файл папкаларына жана энбелгилерине инвестиция салыңыз. Андан кийин, файл тутумуңузду ырааттуу кармоо үчүн ар кандай папкага жана энбелгилердин түсүнө ар кандай файл категорияларын дайындаңыз. Ар кандай файлдарга тез жана эффективдүү кирүү үчүн, бирдей түстөрдү жана категорияларды толтуруучу кабинеттериңизде жана суурмаларыңызда колдонууга аракет кылыңыз.
- Мисалы, сары папкаларыңызды электрондук почта аркылуу кат алышуу үчүн, салык менен байланышкан формалар үчүн кызыл папкаларды жана эмгек акы үчүн жашыл папкаларды белгилеңиз.
- Түс схемаларын жана эстетүүгө оңой болгон этикеткаларды колдонууга аракет кылыңыз. Мисалы, жашыл финансылык формалар үчүн эң сонун түстүү энбелги болушу мүмкүн, анткени жашыл түс көбүнчө акча менен байланыштуу.
- Бул система визуалдык үйрөнүүчүлөр үчүн эң жакшы.
3 методу 3: Санариптик мамилени алуу
Кадам 1. Санарипте сактоо үчүн кагаз файлдарыңызды сканерлеңиз
Кабинетиңизге же суурмаңызга жаңы файл кошкондо, файлдын санарип версиясын компьютериңизге жүктөө үчүн сканерди колдонуңуз. Эгерде сизге файлга тез кирүү керек болсо, анда сиз бир нече папкаларды карагандан көрө, рабочий компьютериңизде издөөгө бир топ тезирээк жана жеңилирээк убакыт аласыз. Эгерде сиздин бардык берүү тутумуңуз кагазга негизделген болсо, санарип камдык сактоо үчүн файлдарыңызды сканерлеп, жүктөңүз.
- Эгерде сизде санариптик берүү системасы жок болсо, басым жасабаңыз! Жөн гана сканерлеп, файлдарыңызды бир убакта 1 папкага жүктөңүз.
- Сиз ошондой эле белгилүү бир телефон колдонмолорун колдонуп файлдарды сканерлей аласыз.
Кадам 2. Бардык файлдарыңыз үчүн ырааттуу аттарды тандаңыз
Санарип документтериңизге издөө жана кирүү оңой болгон энбелгилерди тандаңыз. Идеалында, бул файлдарды датасы же фамилиясы сыяктуу ырааттуу аткарууга аракет кылыңыз, анткени бул аларды иреттөөнү жеңилдетет. Керек болсо, файлдарыңыздын аталыштарына тиешелүү жерлерди, маалымат топтомун же версия номерлерин кошуңуз.
- Файлыңыздын аталыштарында эч кандай атайын белгилерди колдонбоңуз, анткени компьютерлер аларды туура иштете албайт.
- Мисалы, 2003 -жылдын 24 -ноябры сыяктуу белгилүү бир датага кайрылганда документиңизди 20031124 деп белгилеңиз.
3 -кадам. Санариптик файлдарыңызды папкалар жана папкалар менен иреттеңиз
Берилген кабинетке окшош, сканерленген документтериңизди сактоо жана иретке келтирүү үчүн ар кандай санарип папкаларды колдонуңуз. Иш столунда жүктөлгөн файлдарыңызга тиешелүү бир нече папкаларды түзүңүз жана белгилеңиз. Эгерде сиз дагы конкреттүү категорияларды колдонууну кааласаңыз, анда ар бир чоң папкада бир нече папкаларды түзүңүз. Сизге жакшы иштеген системаны тапмайынча, санариптик папкаларыңыз менен иштөөнү улантыңыз!
Мисалы, эгерде сизде "Салыктар" деп аталган папка бар болсо, анда сиз ар кайсы жылдарга бир нече папкаларды түзө аласыз
Кадам 4. Документтериңизди викиге жүктөңүз, бир нече адам аларга кире алат
Эгерде сиздин жумушчу мейкиндигиңиз көбүрөөк кызматташса, анда сиздин кесиптештериңиз жана башчыларыңыз кире турган онлайн вики түзүңүз. Викиге киргенден кийин, "файлды жүктөө" баскычына кирүү үчүн "инструменттер кутусу" бөлүмүн колдонуңуз. Бул функция менен сиз жаңы жүктөлгөн документиңизди азыр файлды көрүп жана кире ала турган ар кандай адамдарга байланыштыра аласыз.
Эсиңизде болсун, ким болбосун викидеги файлдарды түзөтө алат
Кадам 5. Колдонуу булут негизделген программалык камсыздоо документтерди жолдо
Компьютерлерде жана мобилдик түзмөктөрдө иштеген тиркемени же башка санарип кызматты жүктөп алыңыз. Файлдарыңызды 1 жерде сактоо үчүн, булутка негизделген программада сакталышы үчүн файлдарыңыздын сүрөттөрүн жүктөө үчүн бул кызматты колдонуңуз. Кээ бир программалар бекер болгону менен, көбүрөөк сактагыч алуу үчүн акча төлөшүңүз керек болот.
